Kundenmaterial sortieren: Fotos, B-Roll und Content für Agenturen

Kundenmaterial sortieren gelingt Agenturen am besten mit einer festen Struktur je Kunde. Die Originale liegen nach Herkunft und Drehtag in Ordnern, die nach dem Upload niemand mehr verschiebt. Darüber liegt eine Ordnung nach Inhalt: Kategorien wie Team, Produkte oder Standort, in denen nur Verknüpfungen auf die Originale liegen. So weiß jeder im Team, was vom Kunden kam, und findet trotzdem in Sekunden das richtige Bild.

Das typische Chaos mit Kundenmaterial

Agenturen arbeiten mit Material, das sie oft nicht selbst erzeugt haben. Der Alltag sieht so aus:

• Der Kunde schickt einen Ordner. Darin 600 Dateien mit Namen wie IMG_2231.HEIC, Fotos von drei Firmenfeiern, ein altes Imagevideo und Logos in fünf Versionen.
• Material kommt über viele Wege. Ein Teil per Drive-Link, ein Teil per Mail, ein Teil per Messenger, bei dem Fotos neu komprimiert wurden und ihre Metadaten verloren haben.
• Eigene Drehtage kommen dazu. Kameradateien, Handy-Clips vom Team, Ton.
• Mehrere Menschen greifen zu. Social-Media-Manager, Cutter, Grafiker und Freelancer brauchen dasselbe Material, jeder sucht anders.
• Wechsel im Team. Wer neu auf einen Kunden kommt, muss erst herausfinden, wo was liegt.

Das Ergebnis: Es wird nachgefragt, gesucht und im Zweifel neu gedreht, obwohl das Bild längst existiert.

Struktur zum Kundenmaterial sortieren in Google Drive

Eine Struktur, die für die meisten Agenturen funktioniert, trennt drei Bereiche je Kunde:

Ordner	Inhalt	Regel
Kunde Name/01 Vom Kunden	alles, was der Kunde liefert, mit Datum	nie umbenennen oder umsortieren
Kunde Name/02 Drehtage	eigenes Rohmaterial, je Drehtag ein Ordner	nach dem Upload fest
Kunde Name/03 Brand	Logos, Schriften, Farben, Vorlagen	nur aktuelle Versionen
Kunde Name/04 Fertig	freigegebene Posts, Videos, Anzeigen	mit Datum und Kanal

Die Ordnung nach Inhalt kommt nicht als fünfter Ordner mit Kopien, sondern über Google Drive Verknüpfungen. Damit liegt ein Foto vom Geschäftsführer in der Werkstatt gleichzeitig unter „Geschäftsführung“ und unter „Werkstatt“, ohne doppelt Speicher zu belegen. Wer die Struktur ausführlicher plant, findet Vorlagen im Ratgeber Google Drive Ordnerstruktur.

Kundenmaterial sortieren mit Sortiert: der Ablauf

Verknüpfungen von Hand anzulegen, ist bei hunderten Dateien je Kunde kaum zu schaffen. Sortiert übernimmt diesen Schritt in eurem Google Drive:

1. Verbinden: Öffne Sortiert, melde dich mit dem Google-Konto an, in dessen Drive das Material liegt, und hinterlege einen eigenen Gemini-Schlüssel aus Google AI Studio. Google rechnet direkt ab, rund 70 Cent je 1.000 Dateien. Vor jedem Lauf zeigt Sortiert die geschätzten Kosten, was hilft, wenn ihr Kosten je Kunde im Blick behalten wollt.
2. Ordner eines Kunden wählen: etwa 01 Vom Kunden und 02 Drehtage. Unterordner werden mitgenommen.
3. Erkennen lassen: Gemini von Google erkennt, was auf jedem Foto und Video zu sehen ist, bei Videos über das Vorschaubild von Google Drive. Es schreibt eine kurze Beschreibung, Stichworte und schlägt eine Kategorie mit Sicherheit in Prozent vor.
4. Kategorien anpassen: Gemini schlägt Kategorien vor, ihr könnt eigene anlegen, die zum Kunden passen, etwa „Filiale Nord“ oder „Produktion“.
5. Sortieren: Im Drive entsteht der Ordner „Sortiert“, darin je Kategorie ein Unterordner mit Verknüpfungen. Die Originale bleiben unverändert in ihren Ordnern. Umsortieren geht mit einem Klick.
6. Suchen: Über Beschreibung und Stichworte findet jedes Teammitglied „Team vor Firmenwagen“ oder „Produkt auf Holztisch“.
7. Laufend nachziehen: Nach jeder neuen Lieferung des Kunden oder jedem Drehtag sortiert Sortiert beim nächsten Lauf nur das Neue.

Mit Sortiert Pro kommen Funktionen dazu, die für Agenturen besonders nützlich sind:

• Ordner samt Originalen mit dem Team teilen (Leserecht), damit Verknüpfungen für Freelancer und Kollegen funktionieren.
• Shot-Liste als CSV für die Übergabe an den Schnitt, siehe Shot-Liste.
• Top-Material: Gemini bewertet die Eignung für Social Media von 1 bis 5. Praktisch, wenn ihr aus einem großen Kundenordner schnell die stärksten Bilder für Posts braucht.
• Doppelte Dateien finden über die Prüfsumme, wenn der Kunde dasselbe mehrfach geschickt hat.
• Drehtage und Ort: Gruppierung nach Aufnahmetag und Ordner nach Ort aus GPS-Daten, etwa bei Kunden mit mehreren Standorten.

Die Grenzen solltet ihr kennen: Sortiert funktioniert mit Google Drive, nicht mit Dropbox, iCloud oder Festplatten. Material, das ihr per WeTransfer bekommt, muss also erst in Drive. Je Ansicht zeigt Sortiert bis zu 5.000 Dateien, bei großen Kunden lohnt es sich daher, nach Bereichen zu arbeiten. Ganz frische Videos haben manchmal noch kein Vorschaubild. Die Daten, also Kategorien, Vorschläge und der verschlüsselte Gemini-Schlüssel, liegen im versteckten App-Ordner im eigenen Drive, nicht in einer Datenbank bei Sortiert.

Kategorien für Agenturen

Die passenden Kategorien hängen von der Branche des Kunden ab. Diese Liste ist ein Startpunkt, den ihr je Kunde kürzt oder ergänzt:

Kategorie	Beispiele
Team und Personen	Porträts, Gruppenbilder, Mitarbeitende bei der Arbeit
Geschäftsführung	Gesicht der Marke, Interviews, Talking Head
Standort	Gebäude, Empfang, Büro, Filialen
Produktion und Arbeit	Hände, Maschinen, Werkzeuge, Abläufe
Produkte	Freisteller, Details, Produkt in Nutzung
Kunden und Termine	Beratung, Übergabe, Workshop
Events	Messe, Feier, Bühne
B-Roll Stimmung	Außenansicht, Wetter, Umgebung
Brand	Logos, Grafiken, Screenshots

Eine Regel hilft, die Kategorien sauber zu halten: Kategorien beschreiben, was zu sehen ist, nie wann oder von wem es kam. Herkunft und Datum stecken schon in der Ablage.

Übergabe an Cutter und Freelancer

Viele Agenturen arbeiten mit freien Cuttern. Damit die nicht suchen müssen, teilt ihr pro Projekt einen Ordner mit A-Roll, Ton, den passenden Kategorien und einer Shot-Liste. Wichtig: Wer die Originale nicht sehen darf, kann eine Verknüpfung nicht öffnen. Die ganze Übergabe beschreibt der Ratgeber Videomaterial an den Cutter übergeben.

Tipps für den Agenturalltag

• Ein Upload-Weg je Kunde: ein geteilter Ordner, in den der Kunde hochlädt. Kein Material über Messenger.
• Nicht im Kundenordner aufräumen: Was der Kunde geliefert hat, bleibt, wie es kam. Ordnung entsteht über Verknüpfungen.
• Doppelte Dateien früh entfernen, siehe Doppelte Fotos in Google Drive finden.
• Bibliothek als Leistung sehen: Eine gepflegte Content-Bibliothek je Kunde macht die Content-Planung schneller und zeigt, welche Motive noch fehlen.

Wie KI beim Ordnen von Drive allgemein hilft, steht im Ratgeber Google Drive mit KI organisieren.

Fazit

Kundenmaterial sortieren gelingt Agenturen am besten, wenn Ablage und Ordnung nach Inhalt getrennt sind: Originale bleiben, wie der Kunde sie geliefert hat, Kategorien mit Verknüpfungen machen sie nutzbar. Mit einem festen Upload-Weg und einem Lauf nach jeder Lieferung bleibt das auch bei vielen Kunden übersichtlich.